Używanie samochodu prywatnego w firmie

Przedsiębiorcy w różny sposób starają się zapewnić swoim pracownikom auta służbowe. Jednym z rozwiązań jest zapłacenie podwładnemu w zamian za to, że używa on swojego prywatnego pojazdu w trakcie wykonywania pracy. Kwoty te można ponadto wpisać w koszty uzyskania przychodu.

Istnieją dwie formy pozwalające zapłacić pracownikowi za to, że używa on swojego auta do celów służbowych – ryczałt oraz ewidencja kilometrów.

Pierwszy z nich może być zastosowany w przypadku, gdy podwładny porusza się tylko po bliskiej okolicy. Wtedy liczba pokonywanych kilometrów w ciągu miesiąca nie może być większa, niż 300 (dla gminy do 100 tys. mieszkańców), 500 (100-500 tys. mieszkańców) lub 700 (powyżej 500 tys. mieszkańców). Rozwiązanie to jest o tyle wygodne, że niepotrzebna jest ewidencja każdego przejazu służbowego. Pracownik musi jedynie złożyć oświadczenie, w którym wskaże, przez ile dni w danym miesiącu ze swojego samochodu nie korzystał (np. na skutek choroby lub naprawy).

Ewidencjonowanie wyjazdu służbowego potrzebne jest w przypadku drugiej formy rozliczenia. Każda taka podróż musi być odpowiednio opisana. Trzeba wskazać m. in. jej datę, cel, opis trasy oraz liczbę pokonanych kilometrów. Jest to bardziej uciążliwa forma, jednak tylko ją można zastosować w przypadku wyjazdów pozamiejscowych.

By pracodawca mógł zwrócić koszty używania prywatnego samochodu swojego podwładnego, obie strony muszą zawrzeć między sobą umowę. Co więcej, określona jest również kwota za kilometr, którą przedsiębiorca może zwrócić. Wynosi ona 0,5214 zł dla pojazdów o pojemności do 0,9 cm3 oraz 0,8358 zł dla pojazdów o wyższej pojemności.

Jest to dość popularny sposób zapewnienia firmie pojazdów służbowych. Szczególnie w małych przedsiębiorstwach. Pracodawca nie musi martwić się o zakup, ani utrzymanie floty, a dodatkowo koszty związane z zawarciem takiej umowy, może wpisać sobie w koszty.

Nie da się jednak ukryć, że forma ta odchodzi też powoli do lamusa. Dużo korzystniejszy i bardziej profesjonalny jest bowiem wynajem długoterminowy aut służbowych. Oferuje on dokładnie takie same korzyści, nie obciążając przy tym pojazdów prywatnych pracowników (a więc eliminując np. przestoje związane z naprawą). Co więcej, redukuje do minimum formalności i nie jest obwarowany żadnymi limitami, jak ma to miejsce przy wykorzystywaniu prywatnych samochodów pracowników.