Jak rozliczyć koszty paliwa w firmie?

Zastanawiasz się jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej? Przepisy podatkowe w Polsce pozwalają przedsiębiorcom na wliczenie paliwa do kosztów działalności gospodarczej, ale sposób odliczenia różni się w zależności od rodzaju pojazdu oraz sposobu jego użytkowania. Wyjaśniamy jak poprawnie odliczyć koszty paliwa w działalności gospodarczej, aby spełniały wymogi fiskusa.

Paliwo w kosztach firmy – pełne i częściowe odliczenie VAT

Odliczenie VAT od kosztów paliwa jest możliwe w przypadku, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. W takim przypadku przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT zarówno od zakupu paliwa, jak i od innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, zgodnie z ustawą o VAT (art. 86a ust. 1 i 2).

Żeby skorzystać z pełnego odliczenia, przedsiębiorca musi prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówkę), która dokumentuje, że samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej.

Jeśli samochód jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, możliwe jest jedynie odliczenie 50% VAT od kosztów paliwa oraz pozostałych wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Taki sposób rozliczania paliwa w firmie jest stosunkowo prosty, ponieważ nie wymaga prowadzenia dodatkowej ewidencji.

Odliczenie paliwa od podatku – kiedy można wliczyć je w koszty uzyskania przychodu?

Koszty paliwa mogą być także wliczane do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania w podatku dochodowym. W przypadku samochodów osobowych używanych zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, przedsiębiorcy mogą odliczyć jedynie 75% wydatków na paliwo (art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 46a ustawy o CIT).

W pełni zaliczyć do kosztów podatkowych można natomiast wydatki na paliwo w przypadku pojazdów ciężarowych oraz tych pojazdów, które są używane wyłącznie do celów służbowych i posiadają pełną ewidencję przebiegu.

Rozliczenie paliwa w firmie a wynajem samochodów

Jeśli przedsiębiorca decyduje się na wynajem auta krótkoterminowy, średnioterminowy, lub długoterminowy – na przykład za pośrednictwem wypożyczalni samochodów – sposób rozliczenia paliwa może różnić się w zależności od warunków umowy.

Wynajmujący pojazd, korzystając z wynajmu długoterminowego samochodów lub wynajmu aut krótkoterminowego, ma możliwość wliczenia w koszty uzyskania przychodu zarówno kosztów paliwa, jak i wydatków na wynajem. Jest to popularna opcja dla firm, które potrzebują mobilności, ale nie chcą inwestować w zakup pojazdu.

Jak poprawnie dokumentować rozliczenie paliwa?

Aby paliwo mogło być wliczone w koszty działalności, przedsiębiorca musi odpowiednio udokumentować wydatki na ten cel. Faktury VAT na zakup paliwa powinny być wystawione na firmę. Przy pełnym odliczeniu VAT konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji, zwanej kilometrówką, która pozwala na określenie faktycznego przebiegu pojazdu służbowego.

Korzyści z odliczenia paliwa od podatku w działalności gospodarczej

Dzięki możliwości odliczenia kosztów paliwa przedsiębiorcy zyskują znaczącą oszczędność, zwłaszcza przy intensywnym użytkowaniu pojazdów. Poprawnie prowadzone rozliczenie paliwa pozwala zmniejszyć obciążenia podatkowe, a także pomaga w dokładnym monitorowaniu wydatków związanych z transportem i logistyką.

Odliczenie kosztów paliwa jest korzystnym rozwiązaniem dla wielu firm, które często korzystają z wynajmu pojazdów. Dzięki różnorodnym opcjom, jak wynajem aut średnioterminowy (sprawdź więcej na wynajem średnioterminowy samochodów), można skutecznie zarządzać wydatkami na paliwo, utrzymując jednocześnie firmowe koszty na optymalnym poziomie.

Właściwe rozliczenie paliwa w firmie to nie tylko zgodność z przepisami, ale i element efektywnego zarządzania firmowymi finansami.